Støt

Beskrivelse af klagesystemet

Fortrolighed

For at sikre fortrolighed er det udelukkende Økonomi Direktør, Johnny Rasmussen, og Anti-korruption og klagehåndteringsrådgiver, Natascha Felix, der har adgang til at behandle de indsendte klager.

Klagerne bliver som udgangspunkt kun åbnet af Natascha Felix og Johnny Rasmussen. Klagerne vil i alle tilfælde modtage en mail, der bekræfter modtagelse af klagen.

Personen, der åbner klagen, vil herefter videresende klagen til behandling, afhængigt af om klagen er klassificeret som en sensitiv eller operationel klage.

Frist

Inden for en uge vil klageren modtage information om behandlingen af klagen.

Åbenbart grundløse klager vil blive afvist.

Arkiveringssystem

Klagen, opfølgning og resultat af klagen arkiveres på et lukket sted på Folkekirkens Nødhjælps intranet.

Behandling af operationelle klager

Procedure

Hvis klagen er klassificeret som en klage om operationelle emner, fremsender HR-gruppen klagen til den relevante leder i København, som træffer beslutning om processen for håndtering af klagen. Lederen kan vælge at uddelegere kompetence til at behandle klagen til andre.

Det relevante regionale kontor, partner-organisation eller afdelingen i Folkekirkens Nødhjælp kan blive anmodet om at give feedback til Folkekirkens Nødhjælp i København på de emner, der er rejst i klagen.

De modtagne svar vil herefter blive sendt til klageren for yderligere afklaring eller feedback. Baseret på svaret fra klageren kan det relevante regionalkontor, partner-organisationen eller afdelingen i København igen blive bedt om yderligere afklaring eller feedback.

Beslutning

Lederen af afdelingen i Folkekirkens Nødhjælp i København (eller den person, som har fået kompetence delegeret) træffer herefter beslutning om resultatet af klagen, som klageren herefter bliver informeret om.

Appel

Hvis klageren ikke accepterer resultatet af klagen, kan han/hun appellere til Appelkomitéen i Folkekirkens Nødhjælp. Appelkomitéen består af formanden for Styrelsen, generalsekretæren og et andet medlem af Styrelsen.

Behandling af sensitive klager

Fortrolighed

Klager, der er klassificeret som sensitive klager, behandles fortroligt. Kun et yderst begrænset antal personer, som har brug for at kende til klagen, vil blive involveret i processen.

Klagekomité

Der vil blive etableret en Klagekomité, som består af mindst et stabsmedlem og lederen af den relevante afdeling.

Undersøgere

Klagekomitéen vil ofte udvælge en eller to undersøgere med relevante professionelle og faglige kvalifikationer.

Kommissorium

Komiteen udarbejder et kommissorium, som beskriver regler og principper for undersøgelsen. Principperne for undersøgelsen er baseret på fortrolighed, objektivitet og strenge rapporteringslinjer.

Beslutning

Undersøgerne udfører undersøgelsen i overensstemmelse med kommissoriet og rapporterer til Klagekomitéen, som træffer beslutning om resultatet af klagen og informerer klageren om resultatet.

Appel

Hvis klageren ikke accepterer resultatet af klagen, kan han/hun appellere resultatet til Appelkomitéen i Folkekirkens Nødhjælp, som består af formanden for Styrelsen, generalsekretæren og et andet medlem af Styrelsen.

Kontakt

Er du i tvivl, om der skal indsendes en klage eller ej, så kontakt:
Natascha Linn Felix 
Rådgiver for vores klagehåndtering
[email protected] / 33 15 28 00

Indsend en klage